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Berufsbetreuung ist eine fachlich und persönlich anspruchsvolle Aufgabe. Sie erfordert eine umfassende Kompetenz und kontinuierliches berufliches Weiterlernen.
Mit dem Eintrag ins Qualitätsregister mache ich meine beruflichen Qualifikationen und Arbeitsweisen für jedermann sichtbar. Anführungszeichen unten
Rainer Althoff
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Das Qualitätsentwicklungsprojekt: Digital, effizient, kompetent

Erstaunlich viel Platz. Deutlich besseres auffinden und weiteres Verwendung von Dokumenten. Worte einer Mitarbeiterin: wenn wir nicht die anderen Betreuer hier hätten würde es in den Räumen hallen.

Vorbemerkung:

Ich selber bin ein Mensch der gerne neue Wege geht, gerne auch über den Tellerrand von rechtlicher Betreuung schaut.  Im Rahmen dieser meiner Aufgabenstellung, Betreue und Berate ich auch Studenten  von sozialen Fachrichtungen. Im Rahmen dieser Zusammenarbeit Fragte mich eine Studentin die ich ihm Rahmen ihrer Bachelor Arbeit begleitete, ob Sie nicht bei mir Arbeiten könnte. Sie wurde daraufhin von mit als 450 € Kraft eingestellt. Nach kurzer Zeit war für uns beide klar, dass Ihre Zeit als 450,00€ Kraft hier im Betreuungsbüro nur von kurzer Dauer sein wird. Eine Sozial engagierte Frau 43 Jahr alt 3 Kinder (12-19 Jahre) in meinen Augen die Betreuerin schlechthin. Ein „Dickbrettbohrer“ und durchaus nicht immer (was ich für sehr gut halt) einer Meinung mit mir.

Inzwischen haben wir einen Vertrag miteinander. Sie nutzt meine Büroeinrichtung und auch die vorhandenen Mitarbeiter. Alles was ein Bürobetrieb so braucht und zahlt mir einen monatlichen Abschlag für  diesen Service.

Nur mein Büro, meine Arbeit, nichts läuft nicht mehr so wie früher.

Im Folgenden das was sich verändert hat:

Frau Kahl (hier jetzt das erste Mal der Name) bat darum ihre Post nach Posteingang Digital zu Verfügung zu stellen, damit Sie auch von zu Hause aus Ihre Post verarbeiten zu kann. Ich selber habe keine Ahnung von digitalen Techniken, ich bin halt in dieser Beziehung nur Anwender. Meine frage wie das denn Gehen könnte beantwortete Ihr Mann. IT Chef einer großen Firma die  in der Bundesrepublik arbeitet. Wir haben uns zusammengesetzt und über eine Tunnellösung die Sicher ist eine Homofficezugang hergestellt.

In Zuge dieser Entwicklung  wurde mir immer klarer, das ein zweigleisiges Fahren des Büros zwischen Digital und herkömmlich einfach nicht effizient ist und sich nicht rechnet. Ich habe dann für mich entschieden auch mein Büro digital zu führen. Diese Entscheidung wurde mir erleichtert, da durch die Mehrwertsteuer Rückzahlung der finanzielle Background etwas stärker war.

Es wurde ein Scanner angeschafft, der vorwärts und rückwärts gleichzeitig in einem Arbeitsgang Scannt. Der Scanner wurde so eingestellt, das mit einem Klick die Mitarbeiter einstellen können für wen gerade gescannt wird. 

Der jeweilige Betreuer kann für sich dann weiterentscheiden, wie diese Post weiter verarbeitet wird.

Wir arbeiten hier mit at work. Da ist es so, dass die eingegangene Post bei jedem Klienten nach der Bearbeitung abgelegt werden kann. Ich selber führe in den Bibliotheksbaum der nach dieser Methode geführt wird einen Posteingang und einen Postausgang.

Emails, die eingehen werden bei jedem Klienten in der entsprechenden Themen Rubrik abgelegt.

Inzwischen ist mein Büro komplett auf Digital umgestellt. 

Die Klienten Akten, die vorher drei, vier oder auch fünf Akten á 8cm groß sein konnten, sind jetzt max. 1 Ordner á 8cm groß. Wobei ich sagen muss, dass 90% der Akten nur noch schmale Ordner á 4,5cm sind. Alleine dadurch ist der Platz, der zum Aktenstellen gebraucht wird, um ca 75% geringer.

Die Akten von Abgängen sind nur noch digital vorhanden und benötigen keinen Platz mehr.

Rechnungslegungen sind schon bei der Abgabe digitalisiert und können also nach Rücklauf ad Acta gelegt werden. Der Prüfvermerk wird noch dazu gescannt und dann ist gut.

Die Handakte ist ganz aufgelöst, die Sparbücher, die sich vorher in der Handakte befanden, sind jetzt in einer speziellen Tasche auf der Innenseite des Aktenaußendeckels in der Hauptakte.

Ich habe in der Zeit von September 2014 bis April 2015 insgesamt 380kg Akten zur professionellen Vernichtung gegeben. Das hat mir insgesamt 38€ gekostet und viel Platz im Büro verschafft.

Inzwischen ist der Gesetzgeber ja auch bei den Betriebsunterlagen so weit, dass ich diese Digitalisieren kann. Das bringt dann noch weiter Platz.

„ Wer immer nur das tut, was er schon kann, bleibt immer nur das, was er schon ist.“ Henry Ford

Günter Krüger